Gambar: UX Indonesia on Unsplash
Istilah Peta Proses Bisnis (Probis) semakin populer di lingkungan pemerintahan. Penggunaan Probis di instansi pemerintahan di Indonesia secara resmi dimulai sejak tahun 2018, terutama setelah terbitnya Peraturan Presiden (Perpres) Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sebelumnya, konsep Probis sudah digunakan dalam reformasi birokrasi, namun belum diwajibkan secara nasional. Baru setalah adanya Perpres tersebut, Probis menjadi komponen wajib dalam pelaksanaan SPBE.
Probis sendiri merupakan gambaran proses dari awal hingga akhir suatu kegiatan di unit kerja. Probis menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antarunit organisasi. Melalui Probis, kita dapat mengetahui keterkaitan lintasfungsi dalam suatu organisasi. Probis digunakan oleh pimpinan, pegawai, tim perancang SPBE, tim evaluasi, maupun pihak eksternal atau pengguna layanan. Dengan kata lain, Probis ini digunakan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam hal perencanaan, evaluasi, dan pengembangan kinerja organisasi.
Probis dapat disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pada LLDikti, Probis akan berubah seiring dengan adanya perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja.
Penyusunan Probis di LLDikti sendiri dimulai dengan menetapkan visi dan misi. Visi dan misi ini diturunkan menjadi kebijakan/strategi, lalu dijabarkan menjadi program. Program ini selanjutnya dijabarkan lagi dalam bentuk kegiatan.
Probis yang telah disusun nantinya akan diturunkan menjadi Standar Operasional Prosedur (SOP) dan standar pelayanan publik. Melalui penyusunan Probis ini, unit kerja akan dapat melihat berbagai masalah yang ada pada unit kerja. Penyelesaian atas permasalahan ini menjadi perbaikan dalam penyusunan SOP. Selanjutnya, perbaikan dalam SOP dapat dikatakan sebagai inovasi.
Penyusunan Probis sendiri memiliki beberapa manfaat, seperti mudah melihat potensi masalah yang ada dalam pelaksanaan suatu proses; memiliki standar pelaksanaan pekerjaan; sebagai dasar penataan organisasi; dan juga sebagai penyusunan dari perbaikan SOP, standar pelayanan publik, serta analisis jabatan.
Dalam Probis terdapat dua proses, yaitu proses inti dan pendukung. Proses inti meliputi bisnis inti suatu organisasi, sementara proses pendukung, seperti namanya, adalah proses yang mendukung proses inti dalam mengendalikan atau mengelola operasional dari suatu sistem dan memastikan proses inti dapat berjalan dengan baik. Pada LLDikti sendiri, contoh proses inti adalah pengelolaan kelembagaan, pengelolaan sumber daya, pengelolaan penjaminan mutu, dan sebagainya. Sementara itu, proses pendukung dijabarkan menjadi berbagai proses administrasi, seperti pengelolaan perencanaan, pengelolaan keuangan, pengelolaan tata usaha, dan sebagainya.
You Might Like
